Article mis à jour le 15 décembre 2019
Vous êtes Syndic et à ce titre, il vous revient de convoquer au moins une fois par an l’Assemblée Générale des copropriétaires à laquelle les comptes de la copropriété sont soumis à l’approbation des membres du Syndicat (Article 7 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967).
D’autres questions soumises au vote sont examinées à l’Assemblée Générale qu’autant qu’elles aient été portées à l’ordre du jour (Article 13 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967) à l’initiative du syndic ou à la demande d’un ou plusieurs copropriétaires (Article 10 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967).
Quoiqu’il soit admis que les copropriétaires puissent débattre d’autres questions absentes de l’Ordre du jour, il est en revanche refusé que ces questions soient présentées au vote de l’Assemblée (Article 13 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967).
Au jour de la réunion des copropriétaires en Assemblée Générale, il vous appartient d’accomplir les actes suivants :
I. La feuille de présence des copropriétaires ou de leurs mandataires
(Modèle de feuille présence)
Il est d’usage que la feuille de présence soit établie par le Syndic de Copropriété qui occupe en séance la fonction de Secrétaire de l’Assemblée Générale.
Vous rédigez la feuille de présence des copropriétaires en y mentionnant les mentions suivantes (Article 14 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967) :
- le nom et domicile de chaque Copropriétaire, Mandataire représentant le Copropriétaire mandant
- le nombre de voix de chaque Copropriétaire
- le numéro de lot de copropriété est ajouté
Vous prévoyez après chaque nom et domicile un espace disponible pour que chaque Copropriétaire ou Mandataire puisse apposer sa signature (Article 14 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967).
Vous précisez à votre document le nombre de millièmes cumulés des copropriétaires présents et représentés sur le nombre total de millièmes de tous les copropriétaires.
Enfin, vous mentionnez en fin d’acte que la feuille de présence est « Certifiée exacte par le Président de séance» ce à quoi ce dernier désigné par l’Assemblé devra s’acquitter au terme de la réunion.
Sachez que la feuille de présence constitue une annexe du Procès-verbal d’Assemblée que vous avez la charge de conserver en votre qualité de Syndic. Il vous appartient de délivrer à la demande d’un copropriétaire, copie certifiée conforme du Procès-verbal d’Assemblée ainsi que ces annexes en ce compris la feuille de présence (Article 33 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967).
Conseil de DEXTERIA AVOCATS Copropriété
La feuille de présence est déposée sur le bureau l’Assemblée, cette règle concourant à 2 finalités :
- la consultation à tout moment de la séance de la feuille de présence par chacun des copropriétaires ou mandataires
- l’actualisation de la feuille de présence en cours de séance, eu égard à l’arrivée tardive, le départ prématuré, l’absence momentanée d’un quelconque copropriétaire ou de son représentant, ces événements pouvant avoir une incidence sur l’adoption des décisions.
II. La désignation et les fonctions du Président, du Secrétaire et des scrutateurs
Vous ne pouvez en qualité de Syndic être désigné Président de séance de l’Assemblée des copropriétaires, de même que vos proches : conjoint, partenaire pacsé (Article 22 de la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965).
2.1. La désignation et les fonctions du Président de l’Assemblée
- la désignation du Président
Le Président de séance est désigné au début de chaque réunion (Article 15 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967) à la majorité simple, c’est-à-dire par les copropriétaires présents ou leurs représentants (Article 24 de la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965).
Seul un copropriétaire peut être désigné Président de l’Assemblée, sans pouvoir déléguer cette faculté à un quelconque mandataire.
La nomination d’un Président est faite lors de chaque Assemblée Générale sans pouvoir être étendue aux Assemblées postérieures. Autrement dit, les fonctions de Président prennent fin dès la levée de séance.
- les fonctions du Président
Il s’assure du bon déroulement des débats et à cette fin :
- contrôle le respect du délai de convocation à l’Assemblée
- dirige les débats en épuisant les questions à l’ordre du jour
- examine la conformité du ou des pouvoirs de chaque mandataire
- certifie l’exactitude des informations portées à la feuille de présence
- présente à l’émargement la feuille de présence à tous copropriétaires et mandataires
- tient à jour la feuille de présence durant toute la séance (arrivée tardive, départ, etc.)
- distribue les pouvoirs en blanc entre les copropriétaires qui ne peuvent pas disposer de plus de 3 délégations de vote (Article 22 de la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965)
- proclame le résultat du vote de chaque résolution
Le Président de l’Assemblée signe, en fin de séance, le Procès-verbal des décisions après en voir fait lecture (Article 17 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967).
2.2. La désignation et les fonctions des scrutateurs
L’assemblée a la faculté de désigner un ou plusieurs scrutateurs par scrutin nominal, à la majorité simple de l’Article 24 de la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, c’est-à-dire à la majorité des copropriétaires présents ou représentés.
Les Président et scrutateurs ne peuvent faire l’objet d’un vote groupé. L’Assemblée Générale doit donc s’exprimer par vote séparé sur chacune des fonctions à pourvoir.
Le rôle du ou des scrutateurs n’est pas décrit aux dispositions légales, mais il tient pour l’essentiel à dépouiller les votes et à les comptabiliser.
Présents aux côtés du Président de séance, les scrutateurs apposent leur signature au Procès-verbal des décisions de l’Assemblée Générale (Article 17 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967).
2.3. Le Secrétaire de séance
En votre qualité de Syndic de copropriété, vous êtes de droit Secrétaire de séance de l’Assemblée Générale des copropriétaires sans qu’il n’y ait à organiser un vote à cette fin (Article 15 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967).
Sauf les copropriétaires réunis à décider autrement à la majorité simple de l’Article 24 de la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, en choisissant de nommer un membre de l’Assemblée.
Vous êtes Secrétaire de séance, votre mission comporte la charge de renseigner scrupuleusement le Procès-verbal de l’Assemblée.
Vous signez et faites signer le Procès-verbal aux Président et Scrutateurs (Article 17 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967).
III. Les délibérations et le vote des décisions
Vous rappelez aux copropriétaires réunis l’obligatoire de nommer le Président de l’Assemblée avant tout débat des questions à l’ordre du jour (Article 15 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967). L’absence de cette formalité substantielle affecte de nullité ladite Assemblée.
Chaque question figurant à l’ordre du jour de la convocation est isolément débattue et distinctement mise au vote au cours de la réunion des copropriétaires.
Il est exclu de procéder à un vote global des questions au motif que :
- les décisions soumises au vote relèvent couramment d’un régime différent de majorité (majorité simple, majorité absolue, double majorité et unanimité des Articles 24, 25 et 26 de la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965)
- les copropriétaires peuvent exprimer une décision favorable et rejeter certaines conséquences en découlant
Vous identifiez le nombre de voix détenues par chacun des copropriétaires exprimé en millièmes ou tantièmes, en vous reportant au Règlement de copropriété.
Vous ne faites pas la confusion entre :
- les millièmes de copropriété correspondant à la quote-part des parties communes afférente à chaque lot (Article 5 de la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965), déterminés par un géomètre expert lors de la constitution de la copropriété
- les millièmes de charges au titre de la répartition tenant aux charges générales, spéciales ou relatives aux éléments d’équipement commun, ces millièmes de charges pouvant faire l’objet d’une répartition différente des millièmes de copropriété.
Le total des voix des copropriétaires favorables à la décision est confronté au quorum et/ou au seuil fixés aux Articles 24, 25 et 26 de la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 ; la résolution est adoptée lorsque les critères de majorité fixés à ces textes sont remplis.
Vous prenez garde de mentionner au Procès-verbal les copropriétés favorables, opposants ou abstentionnistes à chacune des questions soumises à décision de l’Assemblée Générales.
Pour cause, l’action en annulation d’une décision adoptée par l’Assemblée Générale est uniquement recevable des copropriétaires opposants ou absents (Article 42 de la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965).
Encore faut-il que le copropriétaire absent justifie d’une cause légitime, sauf à assimiler son absence à une abstention au vote des décisions.