Le contrôle de la gestion financière de la copropriété permet d’apprécier la situation comptable de votre Syndicat, pouvant aboutir, le cas échéant, à des mesures de redressement judiciaire lorsque l’équilibre financier est gravement compromis.
I. Les documents de contrôle portant sur la gestion financière du Syndic
La gestion de votre copropriété par le Syndic peut être irrégulière.
Vous portez votre contrôle à l’aide des documents comptables suivants :
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Le Livre journal
Ce document comptable enregistre tous les mouvements détaillés de la copropriété.
Ce document vous permet d’apprécier le déroulement complet des opérations de l’exercice de votre copropriété.
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Le grand livre
Les écritures du Livre journal sont reportées dans le grand livre pour être enregistrées dans les comptes.
Ce document récapitule les écritures sur plusieurs exercices.
Vous solliciterez ce document lorsqu’une opération fait l’objet d’un amortissement sur plusieurs années.
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La balance des comptes ou balance générale
Ce document exprime les soldes des comptes à la fin de l’exercice.
Le livre journal, le grand livre et la balance des comptes font obligatoirement apparaître une égalité entre le total des mouvements et des soldes des débits et des crédits.
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Les pièces justificatives
Les opérations de votre copropriété doivent être justifiées par un document tel que factures, devis, contrats etc.
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Le compte bancaire
Les extraits de compte bancaire permettent de vérifier l’exactitude des opérations financières.
En cas de compte séparé, la vérification est beaucoup plus simple.
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Le compte de gestion générale de l’exercice clos
Il s’agit d’un document de synthèse mentionnant les charges et produits et opérations courantes et travaux /opérations exceptionnelles sur l’exercice clos.
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Le compte de gestion des charges pour opérations courantes
Cet état indique sur plusieurs exercices les charges pour opérations courantes budgétées et le réel constaté.
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Le compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles
Cet état synthétise les travaux votés par l’assemblée générale clôturés au cours de l’exercice.
Ce document vous permet de constater un excédent ou une insuffisance de provision par rapport aux dépenses pour travaux.
Ce solde doit être réparti entre les copropriétaires
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L’état des travaux et opérations exceptionnelles votés non encore clôturés
Cet état a pour objet de présenter la situation globale de chaque opération votée en assemblée et non clôturée à la fin de l’exercice, par rapport à l’autorisation donnée et aux provisions appelées
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L’état financier après répartition
Cet état récapitule tous les comptes non soldés du syndicat
II. Les documents de contrôle portant sur l’appel de charge
L’appel des charges de copropriété peut contenir des erreurs.
Il vous appartient de contester amiablement auprès du Syndic le montant ou l’existence des charges litigieuses.
À défaut d’une solution amiable, vous pouvez porter le différend à la connaissance la juridiction compétente, le Tribunal d’instance ou le Tribunal de grande Instance.
Vous formez opposition lorsque le Syndic vous a signifié une injonction de payer.
Votre contrôle sur la réalité de la créance du syndicat imputée à votre lot de copropriété nécessite de croiser l’information contenue dans divers documents de la copropriété, savoir :
- Le Règlement de copropriété (RC) est l’acte fondateur de la copropriété, auquel souscrivent tous les copropriétaires explicitement ou implicitement, sachant que cette convention :
- Détermine la destination des parties communes et des parties privatives
- Fixe la condition de leur jouissance (Article 8 de la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965)
- Édicte les règles d’administration de l’immeuble
- Fixe à un état de répartition (Article 1er de Décret n°67-223 du 17 mars 1967), les quotes-parts de charges afférentes à chaque lot dans chacune des catégories de charges (Article 10 de la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965).
- la conservation, l’entretien et l’administration des parties communes
- les services collectifs
- les éléments d’équipement commun
Le Règlement de copropriété doit clairement faire apparaître les éléments pris en considération et la méthode de calcul permettant de fixer les quotes-parts de parties communes et la répartition des charges.
À défaut, le Règlement de copropriété indique les bases de répartition pour chaque catégorie de lot.
- l’état descriptif de division renseigne sur la quote-part des parties communes générales de votre lot, il est inclus ou annexé au Règlement de copropriété
- le procès-verbal d’assemblée générale constate les résolutions votées par les copropriétaires réunis en Assemblée et notamment les décisions sur la réalisation des travaux
- les appels trimestriels de provision mentionnent les diverses charges provisionnées auprès de chaque copropriétaire, ces documents figurent à la reprise à la régularisation annuelle des charges
- la régularisation annuelle des charges récapitule pour un exercice comptable déterminé (l’année civile) l’ensemble des dépenses par rubrique de charges globales réparties en quote-part entre chaque copropriétaire Visualiser un exemple
III. La consultation des pièces préalablement à la réunion de l’Assemblée Générale annuelle
En votre qualité de copropriétaire, vous disposer d’un droit de consultation sur les pièces et documents de votre Syndicat (Article 9-1 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967).
La durée de mise à disposition des pièces est au minimum d’une journée.
La présentation des pièces est classée par catégorie.
Les précisions sur le lieu, les jours et les heures d’accueil sont obligatoirement mentionnées dans votre convocation appelée à statuer sur les comptes
Le lieu de consultation est soit le siège social du Syndic, soit l’établissement où il accueille habituellement les copropriétaires
Cette consultation ne peut faire l’objet d’une facturation à votre encontre.
Vous pouvez vous faire assister par un membre du conseil syndical.
Les copies des documents consultés pourront être obtenues à vos frais.
