I. Le Syndic est en situation de vacance
Le mandat de votre Syndic a une durée limitée, lequel précise à son contrat les dates calendaires de prise d’effet et d’échéance (Article 29 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967) sans que cette durée ne puisse excéder 3 années (Article 28 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967), sauf au cas particulier mentionné à ce même article 28.
Le renouvellement tacite de la convention du Syndic étant prohibé, toute convocation notifiée postérieurement à la fin du contrat est nulle et de nul effet.
En ce cas de Vacance du Syndic, le Syndicat des copropriétaires est dépourvu de toute représentation, de sorte que la convocation de l’Assemblée Générale ne peut intervenir.
Il en va de même en cas de :
- décès du Syndic, personne physique,
- annulation judiciaire de l’Assemblée Générale ayant désigné le Syndic
- empêchement du Syndic
Tout copropriétaire à alors la faculté de convoquer l’Assemblée Générale sur un objet unique : nomination d’un Syndic.
Conseil DEXTERIA AVOCATS Copropriété,
Observez les règles strictes de convocation de l’Assemblée Générale à défaut de voir ultérieurement contester la validité de la résolution de l’Assemblée des copropriétaires intervenue à votre initiative.
Au préalable, sollicitez de 3 Syndics professionnels de copropriété un devis afin de présenter aux Copropriétaires de votre immeuble un panel de professionnel mis en concurrence.
Fort de ces devis de Syndic de propriété, il est impératif d’identifier tous les copropriétaires de l’immeuble afin de les convoquer à l’Assemblée Générale.
II. Modalités de convocation de l’Assemblée Générale des copropriétaires
(Modèle de lettre de convocation à l’Assemblée Générale)
2.1. La forme de votre notification de la convocation à l’Assemblée Générale
Votre convocation est notifiée sous l’une des formes mentionnées à l’Article 64 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967, savoir par :
- Remise contre récépissé ou émargement
- Lettre Recommandée avec avis de réception
- Envoi d’un Courrier électronique (préalablement admis par une Assemblée)
Vous préférez pour minimiser le coût notifier votre convocation par remise en main propre contre récépissé ou émargement.
Cette modalité est pertinente lorsque vous êtes en mesure de rencontrer physiquement les copropriétaires.
Pensez à joindre à votre notification le projet de contrat des Syndics sélectionnés afin de donner un délai de réflexion aux copropriétaires préalablement à la réunion (Article 11 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967).
2.2. Le délai entre votre convocation et la date de l’Assemblée
Le délai de notification entre la lettre de convocation et la tenue de l’Assemblée Générale est de 21 jours à compter de la première présentation de la lettre recommandée ou de la remise en main propre ou de l’envoi (Article 9 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967).
Cependant, l’urgence autorise de s’affranchir de ce délai en respectant cependant un délai raisonnable.
2.3. Les mentions ad validitem portées à votre lettre de convocation
Votre lettre de convocation mentionne pour être valable :
- la date de la réunion
- l’heure de la réunion (vous fixez l’heure, sauf mention au Règlement de copropriété ou à une résolution d’Assemblée Générale)
- le lieu où doit se tenir la réunion (vous fixez le lieu circonscrit dans la Commune de situation de l’immeuble, sauf mention au Règlement de copropriété ou à une résolution d’Assemblée Générale)
- l’ordre du jour, en l’occurrence la désignation d’un syndic en précisant que la résolution est adoptée à la majorité absolue des copropriétaires conformément du paragraphe « c» de l’Article 25 de la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965
III. Votre Syndic doit convoquer l’Assemblée Générale
(Modèle de lettre de convocation à l’Assemblée Générale)
Le Syndic a l’obligation de convoquer l’Assemblée Générale lorsque, lorsqu’elle est exigée par :
- un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires
- le Conseil Syndical
Une abstention du Syndic copropriété est constitutive d’une carence, étant donné que la convocation de l’Assemblée Générale est de droit (Article 8 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967).
Votre demande de convocation au Syndic de copropriété est formée par Lettre recommandée avec avis de réception ou par télécopie (Article 64 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967).
La demande de convocation est restée sans effet, le Président du Conseil Syndical met en demeure le Syndic de copropriété (Modèle de mise en demeure du Syndic de convoquer l’AG) d’avoir à convoquer l’Assemblée des copropriétaires.
Le Syndic dispose d’un délai de 8 jours à compter du lendemain de la réception de la mise en demeure pour convoquer l’Assemblée Générale.
À défaut, le Président du Conseil syndical peut y procéder lui-même.
Votre copropriété ne compte pas de Conseil syndical ou son Président est expectant.
Vous mettez en demeure obligatoirement le Syndic de copropriété et le Président du Conseil syndical d’avoir à convoquer l’Assemblée Générale sous un délai de 8 jours à compter du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée avec avis de réception ou de la télécopie avec récépissé.
Le refus même passif des Syndics de copropriété et éventuellement du Président du Conseil syndical de convoquer l’Assemblée, vous autorise à saisir par voie d’Assignation à l’encontre de ces derniers, le Président du Tribunal de grande instance statuant en matière de référé afin de solliciter votre habilitation à convoquer l’Assemblée Générale (Article 50 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967).
Vous pouvez demander alternativement du Juge des référés qu’il désigne un mandataire ad hoc pour convoquer l’Assemblée, mais cette solution apparaît être plus onéreuse, le coût initial de ses honoraires s’établissant selon l’importance de la Copropriété à 1.500 € à 3.000 €.
Conseil DEXTERIA AVOCATS Copropriété
Vous veillez à :
- disposer du quota de voix de tous les copropriétaires pour former votre demande de convocation
- recueillir l’accord de tous les membres du Conseil Syndical pour former votre demande de convocation
- préciser très clairement à votre notification la question dont vous demandez l’inscription à l’ordre du jour à l’Assemblée Générale.
- songer à communiquer au Syndic avec votre notification de demande de convocation les pièces à y annexer
- notifier la convocation au Syndic au cas de sa carence lorsque vous êtes Président du Conseil syndical ou un copropriétaire habilité par le Juge des référés.
